DELMITA ANDINI, LAPORKAN KEGIATAN KONSULTASI ADMINISTRASI BPP

BPP BAB TAPAN. Delmita Andini, Admin Kostratani Balai Penyuluhan Pertanian (BPP) Basa Ampek Balai Tapan melaporkan kegiatan jajaran BPP BAB Tapan pada hari Rabu, 2 Februari 2022, berupa Kegiatan Konsultasi Administrasi. Kegiatan ini dipimpin langsung oleh Pimpinan BPP BAB Tapan, Zarmiadi, dan dihadiri oleh seluruh Penyuluh Pertanian WKPP serta Penyuluh Pertanian Supervisor.

Kemudian Delmita menyampaikan kesimpulan hasil kegiatan konsultasi administrasi ini, sebagai berikut :

Pembukuan administrasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu lembaga (BPP). Salah satu ciri lembaga yang kuat dan mandiri adalah adanya pencatatan administrasi yang rapi. Segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan lembaga harus tercatat dengan baik. Melalui pembukuan administrasi yang bagus, maka akan menunjang jalannya organisasi, mendorong menjadi transparan dan jelas. Maksud dari transparan adalah semua pihak yang terkait dengan lembaga baik itu dinas maupun BPP beserta masyarakat pada umumnya dapat melihat kondisi nyata BPP dalam perkembangannya dan pengelolaannya.

Kelengkapan administrasi minimal harus ada pada BPP, antara lain:

1. Buku daftar struktur dan biodata penyuluh pertanian, buku ini berisi catatan tentang data-data penyuluh, meliputi nama, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, dan WKPP binaan.
2. Buku notulen rapat, buku ini digunakan untuk mencatat segala keputusan maupun saran yang disampaikan dalam rapat. Buku notulen sangat penting, selain sebagai catatan pengingat akan hasil-hasil rapat, juga sebagai bukti akan keputusan yang telah disepakati bersama.
3. Buku daftar hadir, Buku ini sebagai daftar absensi mengenai keikutsertaan anggota dalam rapat maupun pelaksanaan tugas di WKPP. Melalui buku ini dapat diketahui penyuluh yang aktif dan yang tidak aktif.
4. Buku rencana kegiatan, Buku ini memuat rencana kegiatan penyuluh secara personal yang dihimpun menjadi kegiatan BPP. Perencanaan bisa dilakukan tiap awal tahun sesuai kebijakan BPP.
5. Buku kegiatan, Buku ini memuat kegiatan yang telah dilaksanakan, tata cara pelaksanaannya dan hasil evaluasinya.
6. Buku tamu, Buku ini berguna untuk mencatat apabila ada tamu berkunjung ke BPP. Dalam buku tersebut, tamu dapat menuliskan pesan atau kesan yang diperoleh selama kunjungan.
7. Buku keuangan, Buku ini digunakan untuk mencatat kondisi keuangan dan cash flow BPP,termasuk pencatatan simpan pinjam jika ada.

Adanya pencatatan administasi yang rapi dan terinci akan memberikan banyak manfaat, terutama bagi penyuluh dan staf BPP itu sendiri, serta bagi pihak lain yang berkepentingan. Selain mendorong transparansi seperti yang diuraikan diatas, masih ada beberapa manfaat yang bisa diambil, diantaranya:

1. Memudahkan dalam mencari data bila sewaktu-waktu dibutuhkan
2. Memudahkan dalam mengenali kondisi sosial ekonomi dan potensi sumber daya yang dimiliki penyuluh dan staf BPP.
3. Memudahkan dalam menyusun rencana kegiatan berdasar potensi dan kondisi yang ada
4. Memudahkan dalam transfer informasi bila terjadi mutasi atau rotasi penyuluh.

(korespondensi Delmita Andini, edited by Pertanian Wisata Channel)